Privacybeleid

Privacyverklaring Ayuryoga Nederland

Ayuryoga Nederland verwerkt je persoonsgegevens om haar wettelijke- en onderwijstaken goed uit te kunnen voeren. Ook voor bijvoorbeeld stages, extra begeleiding, studiereizen of andere diensten kan het zijn dat wij (extra) gegevens van je nodig hebben. Je hebt er recht op dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met je persoonsgegevens omgaan. Dit is wettelijk geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij nemen de bescherming van je gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Ook de informatie van de partners met wie wij digitaal samenwerken is beschermd en voldoet aan de regels van de AVG en is geregeld via zogenaamde ‘verwerkersovereenkomsten’.

Waarom verwerken wij je gegevens?

We verzamelen en registreren gegevens voor je inschrijving als student bij Ayuryoga Nederland, daarnaast voor de begeleiding tijdens je studie, om je studievoortgang te volgen en om uiteindelijk aan te tonen, met je gegevens, dat je kunt afstuderen. Ook moet Ayuryoga Nederland persoonsgegevens en studievoortgangsgegevens van je verwerken, omdat Ayuryoga Nederland zich moet verantwoorden in het kader van accreditaties en over de behaalde resultaten van studenten.

Registers van verwerkingen Ayuryoga Nederland

We bewaren je gegevens zorgvuldig. We gebruiken de gegevens alleen voor de door ons vooraf bepaalde doelen, die beschreven staan in de AVG. Deze doelen en de gegevens die wij gebruiken, staan beschreven in het inschrijving formulier Ayuryoga Nederland dat wordt toegezonden bij aanmelding.

Hoe komen wij aan je gegevens?

Allereerst ontvangen wij jouw gegevens bij je inschrijving. Daarnaast verstrek je zelf ook persoonsgegevens aan Ayuryoga Nederland omdat wij die nodig hebben voor je opleiding en begeleiding als student.

Wanneer gegevens van je nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of onze onderwijstaak vallen, vragen wij je toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van je gegevens. Wij leggen je dan uit waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij je gegevens eventueel delen. Je wordt erop gewezen dat je in zo’n geval niet verplicht bent om je gegevens te verstrekken. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Onder het kopje ‘Wat zijn je rechten?’ lees je hier meer over.

Delen met anderen

Wij verstrekken je gegevens uitsluitend aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke taak of onze onderwijstaak. Met organisaties die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Dit om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor dit gebruik van je persoonsgegevens.

Onderzoek

Wij gebruiken soms persoonsgegevens of geven die aan anderen om onderzoek uit te voeren of te gebruiken voor statistische doeleinden. Er zijn dan drie mogelijkheden:
In de meeste gevallen maken we de persoonsgegevens anoniem, zodat niemand weet dat dit onderzoek met je gegevens wordt uitgevoerd.
Soms is het noodzakelijk om het onderzoek juist niet anoniem uit te voeren. In dat geval vragen wij van tevoren je toestemming.

In uitzonderingsgevallen is het verkrijgen van je toestemming niet mogelijk of niet wenselijk. Bijvoorbeeld als dit onevenredig veel tijd en moeite kost. Wij zullen dit altijd zorgvuldig afwegen. Je kunt hier wel altijd bezwaar tegen maken. Bovendien zullen wij in deze uitzonderingsgevallen je gegevens ook altijd anonimiseren of versleutelen.

Wil je niet dat wij je persoonsgegevens verwerken voor onderzoek? Laat ons dat dan weten, via: ayuryoga@ayuryoganederland.nl

Specifieke verwerkingen

Ayuryoga Nederland maakt gebruik van applicaties voor de verwerking van persoonsgegevens en werkt alleen voor eigen gebruik intern met studenten enquêtes. De verwerking van persoonsgegevens in deze applicaties en enquêtes gebeurt volgens de eisen van de AVG en volgens de bepalingen van de, indien nodig, afgesloten verwerkersovereenkomsten. Voor enkele van deze applicaties en de onderzoeken, informeren wij je hieronder specifiek over de privacyaspecten.

Moodle

Het ‘leer-management-systeem’ (LMS) is AVG-compliant. Dat wil zeggen dat de inrichting van de autorisaties (wie heeft toegang tot het systeem) op grond van de regels van de AVG is ingericht.  Voor een optimaal gebruik van een LMS worden er voortgangsrapportages bijgehouden voor de docent over de studieresultaten van een groep of student die worden begeleid. Voor de docent is een klassenlijst (namenlijst) beschikbaar en is zichtbaar aan welke activiteit is deelgenomen. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de betreffende docent(en) van het leerjaar, en de opleidingscoördinator van je opleiding.

Plagiaatscan (Ephorus)

Door de examinator of begeleidend docent kan een plagiaatscan, uitgevoerd worden op het ingeleverde werk, waaronder scripties, om te controleren of er niet te veel tekst is gebruikt uit bestaande bronnen. De resultaten van de plagiaatscan wordt in een rapportage vermeld met de bron en naam van de schrijver van de oorspronkelijke tekst. Deze persoonsgegevens zijn zichtbaar voor de betrokken student, de docent/examinator, coördinator van de opleiding, ambtelijk secretaris van de examencommissie en eventueel, indien er een beroepsprocedure uit volgt, de voorzitter van de Examencommissie.

Het uit de rapportage weglaten van de naam van de oorspronkelijk schrijver is vanwege de bewijslast niet mogelijk. De opleiding bepaalt welke documenten er aangeleverd worden voor de plagiaatscan en dit wordt niet op voorhand gemeld. De plagiaatscan kan vanuit verschillende applicaties worden uitgevoerd, zoals via Gradework, Blackboard, Moodle, Onstage en andere. Tot nu toe wordt dit handmatig gedaan, zonder gebruik van bovenvermelde systemen.

Daarnaast gebruikt Ayuryoga Nederland je persoonsgegevens voor enkele specifieke doelen die in jouw belang zijn en ook voor de Ayuryoga opleiding om het onderwijs weer verder te verbeteren. Deze specifieke verwerkingen zijn:

Alumni-netwerk

Als je bent afgestudeerd gebruikt Ayuryoga Nederland je persoonsgegevens om je zo nu en dan te informeren over onder andere interessante ontwikkelingen in je vakgebied, door Ayuryoga georganiseerde netwerkbijeenkomsten, seminars, workshops e.d. Aangezien dit in jouw belang is en dit verder geen nadelige inbreuk op je privacy is, gebruiken wij daarvoor, het door jou opgegeven, privé-mailadres.

Indien je niet wilt dat Ayuryoga Nederland met jou, als alumni, contact met je houdt, kun je dit doorgeven aan de afdeling Centrale Studenten Administratie (CSA) via: ayuryoga@ayuryoganederland.nl

Wat zijn je rechten?

Je kunt een beroep doen op de volgende Privacy rechten.

Recht op inzage in gegevens

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens. Je kunt zonder het geven van een reden een opgave krijgen welke persoonsgegevens Ayuryoga Nederland van je verwerkt. Op die manier moet voor jou duidelijk worden waar de gegevens vandaan komen en met wie wij de gegevens eventueel delen of hebben gedeeld. Je kunt alleen gegevens over jezelf opvragen, niet over anderen. Dit kan alleen als je kunt aantonen dat je gegevens namens iemand opvraagt en/of daarvoor toestemming hebt verkregen.

Recht van aanpassen, aanvullen, beperken, meenemen of verwijderen van de gegevens
Staan niet de juiste persoonsgegevens geregistreerd of is het niet compleet? Dan kunnen wij op je verzoek dit aanpassen, aanvullen of gegevens verwijderen. Dit kan niet altijd. Bijvoorbeeld als er een juridische procedure loopt waarbij die gegevens van belang zijn.

Intrekken van je toestemming

Als je aan ons toestemming hebt verleend om je persoonsgegevens te mogen verwerken, kun je deze toestemming ook weer intrekken. Je doet dit op dezelfde wijze als waarop je toestemming hebt verleend.

Bezwaar tegen verwerking gegevens

Je kunt bezwaar aantekenen tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Je kunt ons dan vragen om je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit kan niet altijd. Je moet in zo’n geval kunnen aantonen dat de verwerking nadelige gevolgen voor je kan hebben.

Hoe doet je dit?

Als je een beroep wilt doen op één of meerdere van je privacy rechten, geldt het volgende:

• Je kunt per post/ email een verzoek indienen.
• Je moet je legitimeren bij de Student administratie, Dayer 4, 3131 CB Vlaardingen

We behandelen je verzoek binnen 1 maand. Is je aanvraag complex? Dan hebben wij hiervoor nog twee maanden extra, dit berichten wij je dan z.s.m.

Bezwaar en beroep

Wanneer je verzoek niet of gedeeltelijk wordt gehonoreerd, wordt altijd uitgelegd waarom dit zo is. Je hebt recht op de vastlegging hiervan in een besluit. Hiertegen kun je bezwaar aantekenen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is het Bestuur van Ayuryoga Nederland. In het besluit staat hoe je dit kunt doen.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over het handelen van Ayuryoga Nederland, bij het omgaan met je privacy of het verwerken van je persoonsgegevens? Of vind je dat Ayuryoga Nederland ten onrechte je persoonsgegeven heeft verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de opleiding via het emailadres: ayuryoga@ayuryoganederland.nl

Wanneer wij er samen niet uitkomen, kun je naar de rechter gaan. Hierover lees je meer in de afhandeling van je klacht. Daarnaast kun je altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer je van mening bent dat je in je rechten bent geschonden. Hierover lees je meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bij ‘Klacht over gebruik persoonsgegevens’.

Functionaris Gegevensbescherming

De Functionaris Gegevensbescherming houdt toezicht op de waarborgen van je privacy rechten bij Ayuryoga Nederland. Heb je vragen over het Register van Verwerkingen of wil je een melding doen van een (vermoeden van) een data lek of privacy misstanden? Neem dan contact op met de Functionaris Gegevensbescherming. Hij/ zij is bereikbaar via het algemeen telefoonnummer van Ayuryoga Nederland en het emailadres: ayuryoga@ayuryoganederland.nl

Meer informatie

Hoe Ayuryoga Nederland omgaat met persoonsgegevens en beveiligingsmaatregelen neemt is beschreven in de beleidsnotities Privacy beleid en Informatiebeveiligingsbeleid Op de pagina Privacy en Informatiebeveiliging lees je onder andere hoe wij toegankelijkheid, privacy en bescherming van je gegevens regelen.

Heb je vragen over privacy? Neem contact op met de Functionaris Gegevensbescherming via het emailadres: ayuryoga@ayuryoganederland.nl

Voor algemene informatie over privacy kijkt je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

---

Voor studenten

Uw privacy

Voor een goede studieperiode is het noodzakelijk dat wij, als uw onderwijsinstelling een studentendossier (portfolio) aanleggen. Dit is ook een wettelijke plicht, opgelegd door de WGBO. Uw dossier bevat aantekeningen over uw studie-ontwikkelingen en gegevens over de door u uitgevoerde toetsen en examens

Ook worden in het dossier gegevens opgenomen die voor uw onderwijssituatie noodzakelijk zijn en die ik, na uw toestemming, heb opgevraagd bij uw docenten.

Wij doen ons best om uw privacy te waarborgen. Dit betekent onder meer dat wij:

• Zorgvuldig omgaan met uw persoonlijke en onderwijs gegevens.
• Er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens.

Als uw onderwijsinstelling hebben wij als enige toegang tot de gegevens in uw dossier.
Wij hebben een wettelijke geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim).

De gegevens uit uw dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:

• Om docenten en/ of de examencommissie te informeren, bijvoorbeeld als de studie wordt afgerond of bij een verzoek tot vrijstelling.
• Voor het gebruik van overdracht, tijdens afwezigheid van een van uw docenten.
• Of voor het geanonimiseerde gebruik tijdens intercollegiale toetsing bij een van onze docenten.
• Een klein deel van de gegevens uit uw dossier wordt gebruikt voor de financiële administratie, zodat wij of onze administrateur, een factuur kan opstellen.

Als wij vanwege een andere reden gebruik willen maken van uw gegevens, dan zullen wij u eerst informeren en expliciet uw toestemming vragen.

Deze gegevens in het studentendossier blijven zoals in de wet op de Onderwijsovereenkomst wordt vereist 15 jaar bewaard.

Privacy op de studiefactuur

Op de studiefactuur die u ontvangt staan de gegevens die door u zijn gegeven, zodat u deze factuur kan bewaren bij uw belastinggegevens.

• Uw naam, adres en woonplaats
• Uw geboortedatum
• De datum van de studie
• Een korte omschrijving van de door u te volgen studie of cursus
• De kosten van de studie of cursus

C. van Dijk, Opleidingscoördinator Ayuryoga Nederland